O que é o ofício
O ofício é a carta formal que um órgão público, uma escola, uma associação ou uma empresa manda a uma autoridade ou a outra instituição, pra pedir, informar, convidar ou comunicar. Quem assina fala em nome da instituição, e o documento tem número, pra ser arquivado e respondido.
O padrão desta ferramenta é o do Manual de Redação da Presidência da República, 3ª edição, de 2018. Ele foi feito pra administração federal, mas muitas prefeituras, câmaras, escolas e entidades seguem o mesmo padrão. Desde essa edição, o antigo memorando e o aviso também se chamam ofício. Se o seu órgão tem um modelo próprio, siga o dele.
As partes do ofício, na ordem do Manual
- Cabeçalho: o nome do órgão ou da entidade e dos setores, do maior pro menor, centralizado no alto da primeira folha.
- Identificação: "OFÍCIO Nº 12/2026/SIGLA", com o número, o ano com quatro dígitos e as siglas do setor que envia, da menor pra maior hierarquia, separados por barra.
- Local e data, na direita: "Exemplo, 4 de novembro de 2026.", sem a sigla do estado depois da cidade, com o dia 1º em ordinal, os outros dias sem zero na frente e o mês com letra minúscula.
- Endereçamento: o tratamento, o nome, o cargo e o endereço de quem recebe.
- Assunto, em negrito: uma frase curta, sem verbo, como "Assunto: Limpeza de terreno baldio."
- Vocativo, seguido de vírgula, como "Senhor Prefeito,".
- Texto: a introdução com o objetivo, o desenvolvimento e a conclusão. Com três parágrafos ou mais, eles são numerados desde o primeiro.
- Fecho e assinatura: "Atenciosamente," ou "Respeitosamente,", o espaço pra assinar, o nome em letras maiúsculas, sem linha em cima, e o cargo.
O tratamento, o vocativo e o fecho
Pra quem é tratado por Vossa Excelência, o endereçamento é "A Sua Excelência o Senhor" ou "A Sua Excelência a Senhora". Pra quem é tratado por Vossa Senhoria, é "Ao Senhor" ou "À Senhora". O Manual avisa que não se usa "A Sua Senhoria o Senhor".
No vocativo, "Excelentíssimo Senhor" fica só pros Chefes de Poder, como o Presidente do Congresso Nacional e o do Supremo Tribunal Federal. As demais autoridades, mesmo as tratadas por Vossa Excelência, recebem "Senhor" ou "Senhora" e o cargo: "Senhor Prefeito,", "Senhora Secretária,". O Manual também aboliu "Ilustríssimo" e "Digníssimo" nas comunicações oficiais.
O Manual dá exemplos de quem é tratado por Vossa Excelência, como os ministros, os senadores, os deputados e os ministros dos tribunais, e avisa que a lista não é completa. Prefeitos, vereadores e juízes costumam ser tratados assim; diretores, coordenadores, gerentes e chefes de setor, por Vossa Senhoria. Na dúvida, veja como o próprio órgão escreve.
O fecho tem só duas formas: "Respeitosamente," pra autoridade de hierarquia superior à de quem assina, e "Atenciosamente," pra mesma hierarquia, hierarquia inferior ou os demais casos. Marque a opção do fecho quando quem recebe ocupa cargo acima do seu.
Ofício para órgão federal
Desde 1º de maio de 2019, o Decreto nº 9.758 manda usar só "senhor" ou "senhora" na comunicação com os agentes públicos federais, do servidor ao Presidente da República, e proíbe "Vossa Excelência", "Vossa Senhoria", "Excelentíssimo", "doutor" e "ilustríssimo". O endereçamento vai sem o pronome e sem o nome, só com o cargo e o setor, a não ser que o cargo não baste pra achar quem vai receber. Escolha "Órgão federal" no tratamento e a ferramenta monta assim.
Ofício ou requerimento?
O ofício é a comunicação de uma instituição, assinada por quem a representa, como o presidente da associação ou a diretora da escola. O requerimento é o pedido de uma pessoa, em nome próprio, a uma autoridade, como a segunda via do IPTU, uma certidão ou a transferência escolar. Pra um pedido seu, use o modelo de requerimento.
A folha e o Word
A folha segue a formatação do Manual: papel A4, margem esquerda de 3 cm, direita de 1,5 cm, superior e inferior de 2 cm, fonte Calibri ou Carlito no corpo 12, entrelinha simples, recuo de 2,5 cm no começo do parágrafo e o texto justificado. Na folha impressa por aqui, o número da página aparece a partir da segunda folha, como pede o Manual.
O arquivo do Word abre com essa margem e essa fonte, e dá pra salvar como .docx se o órgão pedir. Se o texto passar de uma folha no Word, ponha o número da página a partir da segunda.