Ata de reunião

Como escrever uma ata

A ata é o registro escrito de uma reunião: quem estava, o que foi discutido e o que foi decidido. Ela serve de prova das decisões e de memória pra quem não pôde ir. Por isso é escrita com cuidado, na ordem em que as coisas aconteceram, e assinada no fim.

• A data, a hora e o lugar da reunião, de preferência por extenso.
• O tipo de reunião e a entidade, como a assembleia geral ordinária do condomínio ou a reunião de pais e mestres da escola.
• Quem presidiu, quem secretariou e quem esteve presente, pelo nome ou pela lista de presença anexa.
• A pauta, também chamada de ordem do dia, e o que foi discutido e decidido em cada item, com os votos quando houve votação.
• O fecho e as assinaturas: "Nada mais havendo a tratar, ... lavrei a presente ata, que vai assinada por mim e pelos demais presentes."

Ata corrida ou em tópicos

A ata corrida é o jeito tradicional, o dos livros de ata: um texto só, sem parágrafo e sem espaço em branco, pra ninguém acrescentar nada depois. A data, a hora e os números costumam vir por extenso pelo mesmo motivo, como em "Aos dez dias do mês de março de dois mil e vinte e sete, às dezenove horas e trinta minutos". No dia 1º, fica "Ao primeiro dia do mês de...".

A ata em tópicos é mais moderna: a data, o horário, o local, os presentes, a pauta e o que foi decidido em cada item ficam separados, o que facilita a leitura. Ela é comum em reunião de equipe, de empresa e de escola. Os dois formatos registram a mesma coisa: escolha o que a sua entidade costuma usar.

Como corrigir sem rasurar

Ata não se corrige com borracha nem com corretivo. Se o erro aparece enquanto se escreve, usa-se o "digo", como em "no dia dez, digo, onze de março". Se o erro só é visto depois do fecho, escreve-se o "Em tempo" antes das assinaturas: "Em tempo: onde se lê dez parcelas, leia-se doze parcelas." O "Em tempo" também serve pra registrar algo que ficou faltando. Nesta ferramenta, ele entra no fim do texto, antes das assinaturas.

Quem assina a ata

Assinam quem presidiu, quem secretariou e, quando é o costume da entidade, todos os presentes. Quando a presença foi registrada numa lista de presença anexa, quem esteve assina a lista, e a ata leva a assinatura de quem presidiu e de quem secretariou.

Nesta ferramenta, cada nome digitado nos presentes vira uma linha de assinatura. A folha da lista de presença sai com as colunas de número, nome, unidade ou função e assinatura, repetindo o cabeçalho se passar de uma folha.

A assembleia de condomínio

O Código Civil (art. 1.350) manda o síndico convocar todo ano a assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, pra aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas e, se for o caso, eleger o substituto do síndico e alterar o regimento interno. Por isso esses são os itens do modelo da assembleia ordinária. A extraordinária trata do assunto que motivou a convocação, como uma obra.

O que a ferramenta não decide

A ferramenta monta o texto da ata. Ela não confere se a reunião foi bem convocada, se havia quórum nem quantos votos cada decisão precisava. Quem pode convocar, o quórum, como os votos são contados e se a ata precisa ser registrada em cartório dependem da convenção do condomínio, do estatuto da associação, do regimento da escola e da lei. Confira esses documentos e, se for registrar, pergunte ao cartório o que ele pede.

Os votos que você digita são somados e escritos no texto, mas o resultado, aprovado ou rejeitado, é você quem marca.