O que vai na ficha de membro
- Dados pessoais: nome completo, data de nascimento, sexo, estado civil, naturalidade, profissão, RG, CPF e escolaridade, com o espaço da foto 3x4 do lado.
- Endereço e contato: rua e número, complemento, bairro, cidade, UF, CEP, telefone ou WhatsApp e e-mail.
- Família: o nome do cônjuge, a data de casamento e de 0 a 6 linhas pros filhos, com a data de nascimento de cada um.
- Vida na igreja: a data de conversão, o batismo com a data e o local, a data em que a pessoa foi recebida, como foi recebida (batismo, transferência, profissão de fé ou outro), a igreja de onde veio e os ministérios ou departamentos.
- Para a secretaria: o número no rol de membros, a ata, a data do registro e o visto.
- A autorização de uso dos dados, num quadro destacado, e as assinaturas do membro e, se ele for menor de idade, do responsável.
A ficha de visitante
A ficha de visitante é curta, pra preencher na recepção em um minuto: o nome, o telefone ou WhatsApp, o bairro, se é a primeira vez, como conheceu a igreja, se quer uma visita ou oração, o pedido de oração e a data. Sai 2 ou 4 por folha A4, pra cortar e deixar na entrada.
Ela termina com uma caixinha que o visitante marca: "Autorizo esta igreja a guardar estes dados somente para falar comigo sobre esta visita e sobre o meu pedido de oração. Posso pedir para apagar quando quiser." Quem recebe as fichas passa pra pessoa que cuida dos visitantes, e só ela guarda.
Os nomes mudam de igreja pra igreja
Batismo, profissão de fé, crisma, carta de transferência, aclamação, departamentos, ministérios: cada igreja tem as suas palavras. Em "Os nomes que a sua igreja usa", troque os rótulos da vida na igreja e as formas de receber o membro. Um rótulo em branco tira o campo da ficha. Os nomes que vêm marcados são só um começo, sem escolher lado.
O cuidado com os dados dos membros
A ficha de membro mostra a fé da pessoa, e a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018, art. 5º, II) chama de dado pessoal sensível o dado sobre "convicção religiosa" e "filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político". Fora dos casos que a lei lista, esse dado só pode ser tratado "quando o titular ou seu responsável legal consentir, de forma específica e destacada, para finalidades específicas" (art. 11, I).
Por isso a ficha traz a autorização num quadro destacado, com a finalidade escrita, que a igreja pode trocar: "Autorizo esta igreja a guardar e usar os dados desta ficha, inclusive os que mostram a minha fé e a minha participação na igreja, somente para o cadastro de membros, o contato da igreja comigo e o cuidado pastoral. Sei que posso pedir, quando quiser, para ver, corrigir ou apagar os meus dados e para retirar esta autorização, sem custo." Com a família na ficha, ela termina com: "Como pai, mãe ou responsável, autorizo também os dados dos meus filhos menores de idade escritos aqui, para a mesma finalidade."
Guarde as fichas numa pasta ou num armário com chave, e só quem cuida da secretaria mexe nelas. Não espalhe a lista de membros no grupo do WhatsApp nem deixe a ficha no mural. Quando alguém pedir pra sair do cadastro, devolva ou destrua a ficha dele. A autorização foi escrita a partir da lei, mas não é parecer jurídico: se a sua igreja tem a orientação de um advogado ou da sua denominação, siga a dela.